Kaizen dan Continuous PDCA Cycle

Kaizen sebagai Upaya Perbaikan yang Berkesinambungan

Dilihat dari asal bahasanya Kaizen berasal dari bahasa Jepang, Kai berarti : Berubah dan Zen berarti : Lebih baik, sehingga Kaizen bisa berarti merubah menjadi lebih baik. Secara umum Kaizen dapat diartikan upaya perbaikan yang dilakukan secara terus menerus atau berkesinambungan. Dalam dunia industri Kaizen merupakan salah satu strategi yang digunakan untuk peningkatan dalam segala lini baik itu proses produksi, kwalitas produk, kecepatan dalam delivery untuk menekan biaya operational hingga keselamatan kerja, sehingga Kaizen juga diartikan sebagai Continuous Improvement. Dalam persaingan yang semakin ketat dan luas apalagi dengan adanya MEA ( Masyarakat Ekonomi ASEAN) yang sudah diketok palu oleh Presiden Jokowi, maka Kaizen Mutlak harus dilakukan, karena kita harus bersaing bukan hanya dengan pesaing lokal namun sudah meregional. Jika kita tidak bisa bersaing maka yang ada adalah kita akan terkubur di negeri sendiri dan hanya melihat bangsa lain menikmati keuntungan di bumi kita tercinta ini.

Tujuan BerKaizen

Dalam Penerapannya Kaizen mempunyai beberapa tujuan antara lain :

• Menghindari (Avoid) Seven Waste yang dapat menimbulkan biaya yang tersembunyi
• Memberikan Nilai tambah ( Added Value) dalam semua lini
• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction)
• Dapat menyelesaikan masalah dengan cepat

Selain itu bagi individu yang menerapkan akan menjadi lebih peduli, lebih responsive dalam kehidupan sehari-hari dan akan menjadi insan yang kreatif dan bernilai jual tinggi, karena Kaizen tidak hanya bisa diterapkan didalam industri atau dunia kerja melainkan dalam kehidupan kita sehari-hari ingat salah satu artikel tentang Enam Tahap Meraih Kesuksesan

PDCA dalam pelaksanaan Kaizen

Dalam penerapannya banyak cara yang digunakan untuk menjalankan Kaizen, salah satunya dengan memutar roda PDCA. PDCA Cycle singkatan dari Plan, Do, Check, Action merupakan siklus Contunous Improvement. Siklus PDCA pertama kali dikenalkan oleh Walter A. Shewhart pada tahun 1939 dalam bukunya “Metode Statistik Dari Sudut Pandang Quality Control” dalam bukunya tersebut Shewhart menjelaskan tentang siklus tersebut.

Selanjutnya adalah W. Edwards Deming yang mempopulerkan siklus tersebut dengan nama “Shewhart Cycle” hingga kemudian berubah namanya menjadi PDCA atau banyak orang menyebut dengan “Deming Cycle atau Siklus Deming”.

Dalam pelaksanaannya Siklus PDCA merupakan manifestasi dari Siklus Kaizen yang mana dengan siklus tersebut mengharuskan kita untuk menyelesaikan suatu masalah membuat perubahan, membuat standarisasi dan menggulirkan kembali roda PDCA.

PDCA dan Continuos Improvement

Continuous Improvement dan PDCA adalah sesuatu yang tidak dapat dipisahkan. Dengan adanya Continuous Improvement menjamin roda PDCA untuk terus bergulir. Salah satu methode pelaksanaan Continuous Improvement adalah dengan menggunakan metode PDCA 8 Langkah, yang setiap langkahnya merupakan bagian dari fase PDCA.

Plan : Fase Perencanaan

• Langkah 1 Menentukan Tema : adalah fase dimana kita menganalisa beberapa masalah hingga menentukan masalah mana yang akan diselesaikan
• Langkah 2 Menentukan Target : Mencanangkan Target dengan menggunakan kaidah SMART. Untuk kaidah SMART dalam penentuan Target akan kita bahas lebih lanjut.
• Langkah 3 Analisa Permasalahan : Pada langkah ini kita menganalisa kondisi yang ada (Anakonda) dan menganalisa penyebab masalah. Banyak tools yang bisa kita gunakan dalam tahap ini yang akan dibahas lebih detail pada bab selanjutnya.
• Langkah 4 Merencanakan Perbaikan : Adalah tahap dimana kita mengumpulkan semua solusi dan memilah mana yang mungkin dilakukan dan mana yang tidak dapat dilakukan berdasarkan tingkat keefektifan dan biaya.

Do : Fase Perbaikan

• Langkah 5 Melaksanakan Perbaikan : Langkah ini merupakan tindakan nyata dari apa yang sudah tertulis atau terkonsep dalam langkah 4. Dalam langkah ini mungkin banyak sekali kendala yang dihadapi yang mengharuskan kita melakukan upaya perbaikan atau penyempurnaan.

Check : Meneliti Hasil Perbaikan

• Langkah 6 Meneliti hasil Perbaikan : Adalah langkah dimana kita mengevaluasi setiap upaya perbaikan baik dilihat dari segi proses maupun hasil. Dari sini kita bisa dapat melihat apakah improvement yang kita lakukan sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. Jika belum kita bisa kembali ke langkah ke 3 Melakukan Re-Analisis

Action: Langkah Selanjutnya

• Langkah 7 Standarisasi : Untuk menjaga agar improvement yang kita lakukan tetap sustain maka dibuatlah standarisasi. Standarisasi bisa berupa standard proses dan standar hasil. Selain itu fungsi standarisasi adalah untuk menjaga agar kita bisa mencegah masalah berulang.
• Langkah 8 Menentukan Tema Selanjutnya : Untuk memutar roda PDCA yang terus menerus maka improvement kita tidak boleh berhenti sampai disini, dengan menentukan tema selanjutnya berarti kita akan kembali ke fase Plan lagi dalam Siklus PDCA.

Selain dengan methode PDCA 8 langkah improvement bisa dilakukan dengan methode Pendekatan Six Sigma atau lebih terkenal dengan istilah methode DMAIC yang akan dibahasdi postingan selanjutnya.

Tipe Manusia dalam Pelaksanaan PDCA

Selain support dari perusahaan yang tidak kalah penting adalah SDM. Sumber Daya Manusia atau SDM adalah mutlak dalam pelaksanaan PDCA karena merupakan elemen terpenting. Ada 3 tipe manusia dalam pelaksanaan PDCA

Manusia tipe 1

Adalah Manusia yang mempunyai ide-ide, senantiasa bersemangat untuk membawa atau menggulirkan roda PDCA agar terus naik. Orang ini biasanya mempunyai ide-ide kreatif seorang perencana yang handal dan lebih suka mengkonsep dari pada menjalani rutinitas. Salah satu ciri dari orang ini adalah berorientasi pada masa depan bisa disebut juga Trend Setter.

Manusia Tipe 2

Tipe ini biasanya adalah tipe orang yang selalu menjalankan rutinitas, dia bisa menjalankan apa yang sudah menjadi standar yang biasanya dibuat oleh tipe 1. Selalu berorientasi terhadap masa sekarang dan biasanya dapat disebut follower yang baik. Dia tidak mengkonsep melainkan menjalankan apa yang sudah distandarkan. Tidak menentang perubahan. Dalam prakteknya ini termasuk tipe yang penting karena orang ini bisa menjamin pelaksanaan improvement tetap sesuai dengan standar.

Manusia Tipe 3

Selalu berorientasi kepada masa lalu, Sulit Move On, dan cenderung menentang perubahan. Menganggap masa lalu lebih baik daripada sekarang. Tidak mau berubah dan bahkan menganggap perubahan itu hanya akan menyusahkan dirinya. Dalam pelaksanaan PDCA pasti kita banyak menemui orang tipe ini sehingga itu merupakan tantangan tersendiri yang harus dihadapi.
Sekian dulu artikel tentang Kaizen selanjutnya baca juga tentang Seven Tools yang merupakan bagian dari methode PDCA 8 Langkah, Tetap semangat dalam bekerja bekerja itu adalah sekolah yang dibayar.
Resanarts @2016